Höhere Effektivität durch elektronischen Datenaustausch

Electronic Data Interchange, kurz EDI, ist ein international standardisiertes Verfahren für den Datenaustausch, mit dem die Zahl der Medienbrüche in der Logistik spürbar verringert werden kann. Trotz vieler Vorteile hat sich EDI aufgrund hoher Implementierungskosten bisher nicht überall in der Logistik durchgesetzt. Zum Einsatz kommt vermehrt eine internetbasierte Variante, die es für kleinere und mittlere Unternehmen einfacher macht, die Vorteile der Anwendung von EDI zu nutzen: das so genannte Web-EDI.

Die Eigenschaften und Einsatzbereiche von EDI

Electronic Data Interchange (EDI) bezeichnet als Sammelbegriff alle elektronischen Verfahren zum asynchronen und vollautomatischen Versand von strukturierten Nachrichten zwischen Anwendungssystemen unterschiedlicher Institutionen - damit können z. B. Unternehmen oder Behörden gemeint sein. Die Datenübertragung erfolgt in mehreren voneinander unabhängigen Schritten, wobei die Daten unterwegs mehrfach zwischengespeichert werden.
Die Anzahl menschlicher Arbeitsschritte wird durch EDI reduziert. Eine feste Struktur der
übertragenen Daten ist systemseitig vorgegeben. Erst nach der Integration der per EDI versendeten Informationen durch ein Anwendungssystem, beispielsweise im Rahmen des Enterprise Resource Planning Enterprise Resource Planning (ERP), werden die Daten einem menschlichen Nutzer aufbereitet präsentiert.
Von EDI spricht man grundsätzlich nur bei einer Beteiligung von mindestens zwei unterschiedlichen Partnern bzw. Institutionen - der Datenaustausch innerhalb einer Organisation wird dagegen als Enterprise Application Integration Enterprise Application Integration (EAI) bezeichnet. Sobald es im Rahmen des EDI unterschiedliche Partner gibt, ist auch eine vertragliche Bindung notwendig. Die Komplexität der Verträge ist dabei u. a. abhängig von der Anzahl der beteiligten Vertragspartner wie externe IT-Unternehmen und der Unterschiedlichkeit der beteiligten Unternehmen.
Typische Daten, die per Electronic Data Interchange übertragen werden, sind:

Berichts- und Planungsdaten wie [Point-of-sale]-Daten, Lagerdaten, Forecasts, Werbemaßnahmen und Neuprodukteinführungen
Transaktionsdaten wie Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen

Die Vor- und Nachteile von EDI

Die Vorteile von EDI

Der Datenaustausch über EDI erlaubt kürzere Reaktionszeiten auf Kundenaufträge. Zudem bietet die elektronische Datenübertragung die Möglichkeit, [Point-of-sale]-Daten der gesamten Supply Chain Supply Chain aktuell und jederzeit zugänglich zu machen. So werden die Planungs- und Dispositionssicherheit erhöht. Darüber hinaus ergeben sich aus dem Wegfall der manuellen Datenerfassung sehr große Kostensenkungspotenziale, z. B. durch eine Fehlerreduzierung sowie eine Vermeidung von Medienbrüchen und mehrfach erfassten Daten [2].
Besonders für Unternehmen aus der Logistik, deren Geschäftsprozesse sich zum Großteil ständig wiederholen, ist EDI von enormer Bedeutung. Denn die Automatisierung ganzer Geschäftsprozesse trägt entscheidend zu Kostenreduktionen bei. So können z. B. bei einer Unterschreitung von Mindestlagerbeständen beim Handel automatisch Bestellungen an das Produktionssystem des Lieferanten übertragen werden. Von dort wird die Information dann an den Logistikdienstleister weitergeleitet, der schließlich die Zustellung organisiert. So können etliche Telefonate, Faxe und E-Mails eingespart werden.

Die Nachteile von EDI

Die Implementierung und der Betrieb von EDI-Systemen sind mit signifikanten Kosten verbunden. Denn am Markt erhältliche Lösungen müssen an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst und Mitarbeiter trainiert werden. Zudem ist meist ein Pilot- oder anfänglicher Parallelbetrieb notwendig. Dies führt dazu, dass insbesondere kleine und mittlere Unternehmen EDI nicht einsetzen und stattdessen auf traditionelle Formen der Datenübertragungen zurückgreifen.
Des Weiteren müssen die Prozesse im Unternehmen für die Anwendung von EDI erheblich verändert werden. Vorstellbar ist beispielsweise, dass ein Unternehmen seine Waren normalerweise erhält, bevor eine Rechnung per Brief zugestellt wird. Bei Anwendung von EDI würde die Rechnung aber bereits vor dem Eintreffen der Güter vorliegen. Dementsprechend müssten die Prozesse so angepasst werden, dass Rechnungen vom Unternehmen bearbeitet werden können, bevor die entsprechenden Waren eintreffen.

EDI und das Internet

EDI gibt es in der beschriebenen Form bereits seit mehreren Jahrzehnten. Der zurzeit wichtigste Datenformatstandard ist EDIFACT EDIFACT . Schon Mitte der 1980er Jahre wurde er zunächst als europäischer Standard entwickelt und anschließend mit den amerikanischen Regelungen abgestimmt. Mittlerweile hat sich EDIFACT vor allem in Europa, zunehmend aber auch in anderen Regionen, als zentraler Standard für die Kommunikation zwischen Anwendungssystemen durchgesetzt. Eine Ausnahme stellt allerdings der Banken- und Finanzsektor dar.
Durch das Internet konnte die Effizienz von EDI-Systemen weiter gesteigert werden. So ermöglicht dort z. B. der Datenformatstandard XML die Darstellung hierarchisch strukturierter Dateien in Form von Textdateien. „XML“ steht dabei für „eXtensible Markup Language“ - also für erweiterbare Auszeichnungssprache. Damit können beispielsweise auch Grafiken in Textform zwischen unterschiedlichen Anwendungen ausgetauscht und weiterverarbeitet werden. Dies erlaubt die Abbildung von unterschiedlichsten Geschäftstransaktionen.
Das Internet bietet vor allem für die Bereiche Transport, Handel und Verwaltung eine offene, schnelle, weit verbreitete und günstige Umgebung für die Abwicklung des Datenverkehrs. Auch kleinere Unternehmen, die hohe Investitionen für den Aufbau eines „klassischen“ EDI umgehen wollen, können so von den Vorteilen des elektronischen Datenverkehrs profitieren. Ein Nachteil des so genannten „Web-EDI“ mit XML kann allerdings sein, dass Verschlüsselungsmechanismen notwendig sind.

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Literatur-Empfehlungen

Logistik| Vahrenkamp 2007

Quellen

[1] Management dynamischer Unternehmensnetzwerke | Scheer / Angeli 2002. In: Integriertes Supply Chain Management | Busch / Dangelmaier (Hrsg.)
[2] Innovative IT-Konzepte für die Logistik | Arendt 2002