Informationsfluss von der Bestellung bis zum Versand

Der Informationsfluss von der Bestellung bis zum Versand

Ein Auftrag ist die Grundlage des Informationsflusses in der Logistik. Er hat grundsätzlich drei Funktionen - er stellt einen Informationsfluss her, der den Gütern vorauseilt, sie begleitet und bzw. oder ihnen nacheilt. Dabei werden die Aufgaben der Auftragsabwicklung in sechs Phasen unterteilt: die Auftragsübermittlung, die Aufbereitung, die Umsetzung, die Zusammenstellung, den Versand und die Fakturierung.

Auftragsabwicklungsaufgaben

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Die Bestellung und ihre Auswirkungen

Mit der Übermittlung des Auftrages vom Kunden werden die logistischen Prozesse im Unternehmen angestoßen. Auf der Ebene des Informationsflusses befasst sich die Auftragsabwicklung mit der Bearbeitung und Kontrolle des Auftrags - vom Zeitpunkt der Auftragsabgabe beim Kunden bis zur Ankunft der Sendungsdokumente und Rechnungen beim Kunden. Die für die Auftragsabwicklung benötigte Zeit ist dabei ein wesentlicher Bestandteil der Lieferzeit Lieferzeit .

Auftragsübermittlung

Die Auftragsübermittlung kann per Brief, Fax, Telefon, E-Mail oder elektronischem Datenaustausch (web-) EDI Electronic Data Interchange erfolgen. Um das Logistiksystem möglichst gleichmäßig auszulasten, sollte eine geeignete Übermittlungsart gewählt werden [1].

Aufbereitung

Die Aufbereitung dient der Anpassung des Auftrags an unternehmensinterne Anforderungen sowie der Einplanung in das Logistiksystem. Dabei werden z. B. fehlende Informationen ergänzt, Preiskonditionen, Liefermodalitäten und die Bonität des Kunden überprüft sowie die Verfügbarkeit im Lager gecheckt [1].

Umsetzung (Umschreiben)

Im Anschluss an die Aufbereitung erfolgt meist eine Umsetzung bzw. ein Umschreiben der Aufträge in Auftragsbestätigungen und interne Bearbeitungspapiere - entweder manuell, mechanisch oder elektronisch. So wird z. B. eine Lieferanzeige für die Abfertigung des Auftrags im Lager einschließlich aller Versandpapiere erstellt [2]. Durch die zunehmende EDV-Integration wird die Umsetzung jedoch mehr und mehr automatisiert, so dass der Informationsfluss dementsprechend papierlos erfolgen kann [1].

Zusammenstellung

Auf Basis der aufbereiteten und umgesetzten Aufträge erfolgt die Zusammenstellung bzw. Kommissionierung Kommissionierung der Güter im Lager. Die Organisation der Kommissionierung Kommissionierung richtet sich z. B. nach Auftragsgröße, Dringlichkeit und gemeinsam auszuliefernden Aufträgen. Die Auftragsabwicklung liefert in dieser Phase also Informationen für das Lagerhaus Lagerhaus und die Lagerhaltung Lagerbestand , beispielsweise für die Steuerung von Lagerbediengeräten oder für die Lagerbuchhaltung [1].

Versand

Nach der Zusammenstellung erfolgt die Fertigstellung der Versandpapiere. Wenn Wahlmöglichkeiten bestehen, wird in dieser Phase für die Auslieferung der Güter das optimale Transportmittel und der optimale Transportweg festgelegt. Somit bestehen enge Informationsbeziehungen zum Transportwesen, da sowohl die Verladung als auch der Transport veranlasst werden [1].

Fakturierung

Die Fakturierung bzw. Rechnungslegung der Aufträge kann zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfolgen - entweder nach der Versanddisposition als Nachfakturierung oder aber vor bzw. während der Zusammenstellungs- und Versandphase als Vorfakturierung. Dabei hat die Nachfakturierung den Vorteil, dass die Aufträge ohne große Verzögerungen in das Lager laufen können. Der Vorteil der Vorfakturierung hingegen besteht darin, dass alle Schreibarbeiten soweit wie möglich in einer Phase erledigt werden können [1].

Funktionen der Auftragsabwicklung

Die Auftragsabwicklung dient dazu, den Güterfluss zu planen, zu steuern und zu kontrollieren. Dazu ist ein dem Güterfluss vorauseilender, den Güterfluss begleitender und dem Güterfluss nacheilender Informationsfluss notwendig.

Vorauseilender Informationsfluss

Nach der Bestellung des Kunden sendet der Hersteller bzw. Händler eine Auftragsbestätigung an den Kunden, in der er den vorgesehenen Liefertermin der Waren mitteilt. Darüber hinaus werden alle in den Güterfluss eingeschalteten Stellen rechtzeitig über die eintreffenden Güter informiert. Diese Stellen erhalten so den notwendigen Planungs- und Dispositionsspielraum, der für eine unter Kosten- und Servicegesichtspunkten optimale Realisierung des Güterflusses Voraussetzung ist [1].

Begleitender Informationsfluss

Der begleitende Informationsfluss soll alle in den Güterfluss eingeschalteten Stellen mit den Informationen versorgen, die für die operative Ausführung von Transport-, Umschlags- und Lagertätigkeiten vor Ort benötigt werden. Hierzu gehört etwa die richtige Handhabung gefährlicher Güter. Außerdem soll eine Verfolgung des Güterflusses durch das logistische Netzwerk ermöglicht werden.
Ein RFID Radio Frequency Identification -Tag kann beispielsweise für einen den Güterfluss begleitenden Informationsfluss genutzt werden. Ein spezieller Sensor kontrolliert und dokumentiert dazu während des gesamten Transports die Temperatur der Sendungen. Die Messdaten stehen dann an jedem Auslesepunkt zur Verfügung, so dass der Absender, Empfänger und Kontrolleur den Zustand der Produkte stets überprüfen kann. Das ist z. B. bei medizinischen Produkten wie Impfstoffen notwendig, bei denen sich Temperaturschwankungen außerhalb des empfohlenen Bereichs negativ auf die Lebensdauer auswirken können [1].

Nacheilender Informationsfluss

Ein nacheilender Informationsfluss besteht aus Informationen, die erst nach der Realisierung des Güterflusses fließen können. Ein Beispiel dafür ist eine Rechnung, die der Empfänger erst einige Tage später nach der Warenlieferung erhält.
Es ist aber auch ein dem Güterfluss entgegengesetzter Informationsfluss möglich. Dazu gehören Informationen, die der Rückmeldung über den Stand der Abfertigung eines Auftrags dienen. Also beispielsweise Information, die zurück an den Auslieferpunkt gesendet werden - etwa zu welchen Zeitpunkten bestimmte kritische Stationen in der Transportkette Transportkette wie Grenzübergänge im internationalen Transport passiert worden sind. Auch diese Informationen zählen zum nacheilenden Informationsfluss [1].

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